Relevant de la Présidence-direction générale, l’adjoint administratif1 apporte un soutien administratif à l’équipe du Réseau des services de santé en français de l’Est de l’Ontario (le Réseau). Membre de l'équipe de soutien administratif, celui-ci collabore étroitement avec la gestionnaire de bureau afin d’assurer le bon fonctionnement des activités administratives du Réseau. Appelé à travailler avec plusieurs membres de l’équipe, il appuie particulièrement les activités du Réseau en matière de désignation et d’engagement communautaire. Travaillant dans un environnement en évolution constante, celui-ci sait faire preuve d’initiative et dispose d’une bonne capacité de priorisation et d’adaptation au changement.
RESPONSABILITÉS
Soutien administratif
- Apporte un soutien administratif : convocation et organisation de rencontres ; préparation de documents, rapports, ou présentations ; arrangements de voyage et inscriptions ; photocopies ; etc.
- Coordonne les rencontres, appuie la logistique, assure la prise de notes lors de réunions administratives pour les groupes suivants :
- Équipe de planification et d’engagement communautaire
- Rencontres de la grande équipe
- Équipe de gestion
- Autres
- Appuie la préparation de documents : recherche, ébauches, mise en page.
Appui à la désignation
- Organise et coordonne les rencontres du comité de désignation, assure la prise de notes et la rédaction de procès-verbaux.
- Assure le suivi des décisions du comité de désignation, en collaboration avec la direction de la planification et de l’engagement communautaire.
- Prépare et envoie les lettres de suivi ainsi que les plans de désignation au RLISS et au ministère de la Santé / ministère des Soins de longue durée.
- Maintient des statistiques sur le statut et l’état d’avancement des plans de désignation et prépare des rapports à l’intention de l’équipe de planification et d’engagement communautaire.
Appui à l’engagement communautaire
- Organise et coordonne la présence du Réseau aux foires et aux événements pertinents.
- Organise et coordonne les consultations et les activités d’engagement avec la communauté, incluant un appui à l'organisation de l'AGA du Réseau.
- Coordonne les inscriptions aux activités d’engagement communautaire et sert de personne-ressource pour les participants.
- Maintient des données et des statistiques sur l’engagement communautaire.
Autres tâches
- Accueille les visiteurs à la réception, répond aux appels téléphoniques et assure les suivis nécessaires.
- Commande les fournitures et le matériel de bureau requis.
- Collabore avec la gestionnaire de bureau afin de coordonner les activités de travail, respecter les échéanciers et fournir un soutien au besoin.
- Appuie les nouveaux membres de l’équipe dans leur orientation.
- Assure le remplacement de la gestionnaire de bureau/adjoint à la direction en son absence.
- Effectue toutes autres tâches connexes qui lui sont confiées par la Présidence direction générale.
SCOLARITÉ ET EXPÉRIENCE PROFESSIONNELLE EXIGÉES
- Diplôme d’études collégiales en administration de bureau, ou une combinaison d’études collégiales et d’années d’expérience jugée comparable.
- Un minimum de deux ans d’expérience dans un poste jugé semblable.
- Une excellente connaissance du français et de l’anglais, tant à l’oral qu’à l’écrit.
- Une excellente connaissance des appareils usuels de bureau ainsi que des logiciels de courriel, de traitement de texte, de tableur et de présentation.
- Maîtriser la suite Google est un atout.
- Une connaissance de la communauté francophone de l’Ontario est un atout.
COMPÉTENCES RECHERCHÉES
- Capacité de travailler de façon autonome et de contribuer au travail d’équipe.
- Posséder de très bonnes habiletés de communication interpersonnelle.
- Avoir le souci du détail.
- Faire preuve d'initiative, de tact, et de jugement.
- Travailler dans un environnement dynamique et sujet au changement.
Salaire et entrée en fonction :
L’échelle salariale pour ce poste est de 46 730$ à 58 374$. L’entrée en fonction est prévue pour le mois de décembre 2020 ou janvier 2021.
Lieu de travail :
Télétravail durant la pandémie, autrement :
1173, chemin Cyrville, bureau 300
Ottawa (Ontario) K1J 7S6
Modalités d’envoi :
Les personnes intéressées par ce poste doivent faire parvenir une lettre de présentation ainsi que leur curriculum vitae au plus tard le 23 novembre 2020, avant 12h (midi), à l’adresse suivante :
Courriel : reseau@rssfe.on.ca
Merci de préciser le nom du concours (« adjoint administratif ») au moment de nous envoyer votre candidature.